Trong quá trình tổ chức và vận hành doanh nghiệp, một số nhà quản lý thường xuyên phải đối mặt với việc kiệt sức do quá tải công việc. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc họ chưa biết cách phân công công việc dẫn đến phải tự mình ôm đồm xử lý nhiều việc. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng này, hãy cùng HomeNext Academy tìm hiểu ngay các nguyên nhân và 7 phương pháp phân công công việc cho nhân sự hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!
Nhận ngay Cẩm nang kiến thức Quản lý HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ từ HomeNext Academy
Nguyên nhân khiến nhà quản lý khó phân chia công việc cho cấp dưới
Trước khi tìm ra cách phân công công việc đúng, nhà quản lý cần hiểu những nguyên nhân khiến bản thân luôn phải ôm nhiều việc cùng một lúc, mặc dù cấp dưới của mình rất đông và có thể đảm nhận điều này. Có hai nhân tố chính dẫn đến tình trạng trên:
– Nhà quản lý không dám trao quyền do không tin tưởng nhân viên: Nguyên nhân này rất phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Người chủ cảm thấy muốn kiểm soát mọi thứ và không tin tưởng là nhân viên có thể làm tốt công việc được giao. Điều này đã khiến cho sếp luôn thấy căng thẳng, mệt mỏi trong công việc và khiến nhân viên luôn dựa dẫm vào sự hướng dẫn của cấp trên trong mọi việc.
– Chủ quản không biết cách phân bổ công việc cho đúng nhân sự: Điều này xuất phát từ việc nhà quản lý không hiểu rõ năng lực nhân viên để giao việc đúng người cho phù hợp. Thêm vào đó, những nhà quản lý phân bổ công việc theo cảm tính thường không xây dựng bảng kế hoạch công việc, dẫn đến hậu quả phải tự mình chỉnh sửa, rà soát sau mỗi lần sai sót, từ đó gây mệt mỏi, thiếu kiểm soát và lãng phí thời gian.
Sau khi phát hiện ra hai nguyên nhân cốt lõi này, bạn sẽ xác định được chìa khóa đầu tiên để phân công công việc hiệu quả, đó là cần tin tưởng đội ngũ của mình. Chúng ta đều hiểu rằng, những nhân sự cấp dưới đều trải quá trình phỏng vấn, tuyển dụng thậm chí là thử việc trước khi vào công ty làm việc chính thức. Nếu họ đã đủ tiêu chuẩn sau cuộc đánh giá từ công ty bạn, bạn sẽ không có lý do gì mà không thể tin tưởng vào năng lực của họ cả.
Giải quyết được nguyên nhân đầu tiên rồi thì chắc hẳn bạn vẫn còn đắn đo về nguyên nhân thứ hai, làm thế nào để phân công công việc cho nhân sự một cách chính xác và phù hợp. Đó là những gì mà HomeNext Academy sẽ bật mí giúp bạn ngay sau đây thôi.
7 cách phân công công việc đúng người để phát huy tối đa năng lực của nhân sự
Khi thừa nhận hai nguyên nhân gây nên việc phân chia công việc không hiệu quả, bước tiếp theo là nhà quản lý cần áp dụng những bí quyết phân chia việc để giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn. Dưới đây là 7 cách phân công nhiệm vụ đúng người giúp tận dụng năng lực nhân viên một cách hữu hiệu:
1. Quản lý làm gương tốt để nhân sự chủ động, cam kết, trách nhiệm
Để nhà quản lý có thể tự tin giao việc và giao quyền cho cấp dưới thì những nhân viên cần có chuyên môn công việc, tính chủ động và sự cam kết. Và để những đặc tính đó trở thành văn hóa trong doanh nghiệp thì nhà quản lý cần là người tiên phong.
Khi quản lý xây dựng phong cách làm việc tốt và lan tỏa điều này trong nội bộ doanh nghiệp, các nhân viên cũng sẽ được tiếp xúc và dần hình thành thói quen tương tự. Anh Tony Dzung, Chủ tịch HBR Holdings từng khẳng định rằng “Kết quả chính là sản phẩm của những thói quen tốt” và “Lãnh đạo nào thì phong trào đó“.
Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần lưu ý xây dựng những thói quen để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh:
– Đặt ra cam kết và trách nhiệm: Đối với một nhà quản lý, đây là một việc làm cực kỳ quan trọng. Khi đề ra kế hoạch và mục tiêu, bạn phải thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả. Nó không chỉ là kim chỉ nam để công việc làm ra được đảm bảo chất lượng mà còn là tấm gương để nhân viên noi theo và hình thành dần tác phong làm việc.
Đặt ra cam kết và trách nhiệm là điều mà các nhà quản lý nên làm để thúc đẩy nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao (Nguồn: Sưu tầm)
– Kỷ luật bản thân: Kỷ luật sẽ là yếu tố giúp nhà quản lý và doanh nghiệp phát triển lâu dài và bền bỉ. Khi lan tỏa được tính kỷ luật đến nhân sự, họ sẽ luôn làm công việc theo nguyên tắc, rõ ràng và có trách nhiệm. Muốn vậy, sếp là người đặt ra các quy chuẩn đồng thời cũng là người cần tuân thủ hàng đầu để các cá nhân không đem ra so đo mà nghiêm túc chấp hành.
– Đổi mới, sáng tạo không ngừng: Học tập không ngừng là chìa khóa để nâng cao trình độ nhân viên, tránh bị bỏ lại phía sau và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản lý cần xây dựng và duy trì thói quen hỏi hỏi lẫn nhau, học hỏi từ những người giỏi hoặc cả đối tác, khách hàng, luôn tiếp cận với công nghệ mới… Điều này sẽ tạo nên một văn hóa làm việc tiến bộ, đột phá. Từ đó, nhân sự sẽ đủ trình độ và trang bị đủ kỹ năng để hỗ trợ cấp trên một cách tốt nhất.
2. Phân công theo tâm lý dựa vào DISC và MBTI
Trong cách phân công công việc cho nhân sự, việc thấu hiểu tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của họ sẽ giúp nhà quản lý giao nhiệm vụ phù hợp hơn. Hai công cụ được sử dụng phổ biến để nghiên cứu đặc tính của nhân sự bao gồm DISC và MBTI.
2.1. Công cụ DISC
DISC là công cụ theo dõi đặc điểm tính cách của một người thông qua việc quan sát hành vi, tâm lý của họ. DISC phân chia hành vi con người nằm trong 4 khuôn mẫu sau: Thống trị (Dominance), Ảnh hưởng (Influence), Kiên định (Steadiness) và Tuân thủ (Compliance).
Thông qua DISC, nhà quản lý hoặc quản lý có thể hiểu rõ hơn về phong cách làm việc, ưu nhược điểm và mong muốn của nhân viên. Từ đó có thể tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, có thể đào tạo hoặc đánh giá nhân viên một cách chính xác và khách quan hơn.
Để xác định được nhân viên thuộc khuôn mẫu nào trong DISC, chủ doanh nghiệp cần xác định được hai yếu tố: Họ có tính chủ động hay bị động? Họ hướng tới con người hay hướng tới công việc. Từ đó, bạn có thể xếp được nhân sự theo các nhóm sau:
– Nhóm D – Người thống trị: Chủ động và hướng tới công việc. Đây là những người có khả năng quản lý, quản lý, tính cách quyết đoán và thích đối mặt với thách thức. Họ thường có tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng, cho nên, nhà quản lý sẽ cần giao cho họ những việc quan trọng, có tính chiến lược và đòi hỏi sự sáng tạo…
– Nhóm I – Người ảnh hưởng: Là nhóm chủ động và hướng tới công việc. Những người thuộc nhóm này có khả năng giao tiếp tốt, thuyết phục và làm việc nhóm có năng suất. Người quản lý có thể chỉ dẫn cho họ những việc liên quan đến đàm phán, thuyết phục khách hàng, đối tác hoặc công chúng…
– Nhóm S – Người kiên định: Có tính cách chủ động và hướng tới con người. Những người thuộc nhóm này có khả năng lắng nghe, chia sẻ và bí quyết giải quyết xung đột. Vì thế, quản lý có thể phân công cho họ những công việc hỗ trợ chung cho sếp như làm trợ lý, thư ký…
– Nhóm C – Người kỷ luật: Tính cách chủ yếu là bị động và tập trung hướng tới công việc. Những người thuộc nhóm C có khả năng phân tích, tổ chức và làm việc tuân theo quy trình. Vì có tính cẩn trọng và chu đáo, nhà quản lý nên giao cho họ những công việc đòi hỏi sự chuyên môn cao, chi tiết và tỉ mỉ…
2.2. Công cụ MBTI
Hiện nay, trắc nghiệm tính cách MBTI là công cụ được sử dụng phổ biến hàng đầu để tìm hiểu đặc điểm cư xử của một người. Kết quả bài trắc nghiệm tính cách Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) được đánh giá dựa theo 4 tiêu chí:
– Nơi bạn tập trung sự chú ý: Hướng ngoại (E – Extraversion) hoặc Hướng nội (I – Introversion)
– Cách bạn tiếp nhận thông tin: Giác quan (S – Sensing) hoặc Trực giác (N – Intuition)
– Cách bạn đưa ra quyết định: Lý trí (T – Thinking) hoặc Cảm tính (F – Feeling)
– Cách bạn đối mặt với cuộc sống: Nguyên tắc (J – Judging) hoặc Linh hoạt (P – Perceiving)
Và với kết quả 8 đặc điểm trên, các nhà khoa học học xác định và tổng hợp lại được 16 nhóm tính cách khác nhau bao gồm: Người trách nhiệm (ISTJ), Người bảo vệ (ISFJ), Người cho đi (ENFJ), Người truyền cảm hứng (ENFP), Nhà điều hành (ENTJ), Người có tầm nhìn (ENTP), Người quan tâm (EFSJ), Người trình diễn (ESFP), Người bảo hộ (ESTJ), Người thực thi (ESTP), Người che chở (INFJ), Người lý tưởng hóa (INFP), Nhà khoa học (INTJ), Nhà tư duy (INTP), Người nghệ sĩ (ISFP), Nhà cơ học (ISTP).
16 đặc điểm tính cách nhân viên theo trắc nghiệm MBTI (Nguồn: Sưu tầm)
Trong phân công công việc, nhà quản lý có thể ứng dụng MBTI để phân vùng nhiều nhóm tính cách khác nhau, sau đó tận dụng thế mạnh và điểm yếu của từng tính cách để xây dựng đội nhóm có tính cách đa dạng, bù trừ để tiếp cận và giải quyết vấn đề tốt hơn.
Ví dụ, người có tính cách ENFP (người truyền cảm hứng) có thể phù hợp với công việc quản lý và tổ chức đội ngũ, trong khi người có tính cách INFP (người lý tưởng hóa) có thể làm tốt các công việc yêu cầu tính sáng tạo và tư duy chiến lược.
3. Chia nhóm và giữ vững sự kết nối giữa các nhóm thành viên
Bên cạnh việc phân công công việc cho từng cá nhân thì việc xây dựng các nhóm nhỏ chất lượng cũng là việc đáng lưu tâm. Dựa vào kết quả DISC hoặc MBTI đã phân tích, nhà quản lý có thể phân chia nhân sự thành nhóm nhỏ, khoảng 5 – 8 người và đảm bảo nhóm có đủ các đặc điểm sau:
– Tâm lý vững vàng: Là nhóm có tinh thần tương trợ lẫn nhau, luôn sẵn sàng đối mặt với những thách thức, khó khăn hay rủi ro mà không nao núng, bối rối.
– Đáng tin cậy, có ý thức trong công việc: Là những thành viên luôn tạo cảm giác an toàn đối với nhau, họ khiến đồng đội yên tâm về tiến độ công việc, cả về chất lượng làm ra và thái độ khi làm việc.
– Minh bạch, rõ ràng: Họ có mục tiêu, phương hướng và kỳ vọng rõ ràng vào từng công việc mình làm.
– Người có sức ảnh hưởng: Là sự đóng góp của những cá thể đó thật sự có ý nghĩa với kết quả chung của công ty và đội nhóm của họ.
Gary Burnison, CEO của Korn Ferry, từng nói rằng “Những đội có thành tích kém thường 100% thực dụng và 0% xây dựng với mối quan hệ”. Câu này chứng minh cho tầm quan trọng của việc kết nối giữa các thành viên trong nhóm để mang đến kết quả chung và quản lý nên duy trì sự liên kết đó.
Chính vì thế, nhà quản lý nên tạo một môi trường giao tiếp cởi mở giữa các nhân viên, nơi mọi người có thể tự do chia sẻ quan điểm, ý kiến cá nhân. Khuyến khích mọi người hợp tác trong các dự án chung để tạo ra cơ hội cho sự học hỏi và trao đổi kiến thức. Đồng thời, nếu có những xung đột trong đội nhóm, thì việc ngồi lại và giải bày cũng là điều vô cùng cần thiết để giữ cho hiệu suất làm việc hiệu quả.
4. Trao đổi về mục tiêu công việc rõ ràng với nhân viên
Khi phân công công việc hay dự án nào đó, các nhà quản lý nên cho nhân viên biết rõ mục tiêu và kỳ vọng của mình đối với công việc đó. Ngoài ra, hãy trao đổi để họ hiểu rằng, sự đóng góp và tập trung của bản thân là rất quan trọng đối với kết quả dự án cũng như kết quả chung của doanh nghiệp.
Thông qua đó, nhân viên sẽ hiểu được mình cần làm những gì và nỗ lực để đạt được kết quả ra sao. Khi được trao niềm tin và sự mong đợi, họ sẽ có ý thức và trách nhiệm, có động lực để hoàn thành công việc đúng mục tiêu đã đề ra.
5. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên
Khi phân công nhiệm vụ, một điều bạn nên chú ý khác là xác định thứ tự ưu tiên cho công việc. Điều này giúp cho việc lên timeline cho từng giai đoạn một cách chính xác mà không lãng phí thời gian hay vô tình để một nhân viên phải làm nhiều đầu việc cùng một lúc.
Lập ra danh sách “To do list” và sắp xếp các thứ tự ưu tiên để biết được việc nào nên làm trước (Nguồn: Sưu tầm)
Để sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần làm theo các bước sau đây:
– Lên danh sách tất cả việc cần làm: Liệt kê toàn bộ việc cần làm, từ nhiệm vụ nhỏ đến lớn. Mục đích của hoạt động này là giúp quản lý hay các nhân viên có cái nhìn toàn cảnh khối lượng công việc cần triển khai.
– Xác định mục tiêu “điều gì quan trọng nhất cần làm”: Trong danh sách toàn bộ công việc, hãy xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất hay làm trước tiên vì nó ảnh hưởng đến tổ chức hay các công việc lân cận khác.
– Tính toán nguồn lực và công sức cần cho mỗi nhiệm vụ: Chủ doanh nghiệp cần đánh giá nguồn lực và công sức cần thiết cho mỗi công việc. Một quy tắc phân công công việc là hạn chế tối đa việc xung đột các ưu tiên. Ở mỗi thời điểm, mỗi nhóm nhân sự chỉ nên đảm nhiệm một nhiệm vụ quan trọng duy nhất. Đặc biệt tránh để công việc thừa nguồn lực khiến lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.
– Giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc: Bên cạnh các việc cần làm, nhà quản lý cũng cần xác định thời gian cần hoàn thành nó. Những công việc cấp bách, thời hạn ngắn cần được ưu tiên. Đây là cách để mọi người không chậm trễ ảnh hưởng đến các hoạt động chung của doanh nghiệp.
Bạn đang là một nhà quản lý và mong muốn nâng cao các kỹ năng chuyên môn để quản lý đội nhóm hiệu quả? Hãy đăng ký ngay khóa đào tạo doanh nghiệp tại HomeNext Academy
6. Trao quyền cho nhân viên, chỉ can thiệp khi thật cần thiết
Là ý nghĩa của việc khắc phục nguyên nhân đầu tiên, chìa khóa để quản lý không phải ôm việc là học cách trao quyền và đặt lòng tin ở nhân viên của mình. Việc trao quyền như thế nào còn phải dựa trên đặc điểm của từng nhóm nhân sự.
Ví dụ, theo cách phân chia DISC, với nhân sự nhóm D (người thống trị), quản lý có thể hoàn toàn trao quyền vì họ có đủ năng lực đảm nhận và sự cam kết hoàn thành. Ngược lại, với nhóm C (người kỷ luật), quản lý có thể cần giao cho họ những việc nhỏ hơn nhưng cần sự tỉ mỉ và chủ yếu là độ chính xác cao. Quản lý không nên trao việc mang tính thử thách, sáng tạo cho nhóm này vì nó có thể không phù hợp với tính cách bị động của họ.
Dưới đây là cách trao quyền cho nhân viên giúp đạt hiệu quả cao nhất:
– Xác định phạm vi và nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên: Khi trao quyền, người quản lý hãy đặt ra giới hạn rõ ràng về những việc nào nhân sự được quyền quyết định, những việc nào cần báo cáo. Điều này giúp quản lý chắc chắn công việc và các hoạt động được giao không nằm ngoài tầm kiểm soát.
– Cung cấp nguồn lực cần thiết cho nhân viên: Nếu muốn nhân viên làm tốt vai trò của mình, hãy đảm bảo cung cấp cho họ đầy đủ nguồn lực như: hướng dẫn quy trình công việc, tài liệu tham khảo, công cụ hỗ trợ (nếu có),…
– Cởi mở, lắng nghe ý kiến nhân viên: Khi đã trao quyền, nhà quản lý nên tạo cơ hội để nhân sự bày tỏ những khó khăn, góp ý và đưa ra phản hồi kịp thời. Điều này giúp nhân viên tự tin hơn, đồng thời còn giúp người quản lý nhìn ra những điểm còn hạn chế của quá trình vận hành doanh nghiệp để kịp thời sửa đổi.
Tuy nhiên, bạn không nên hiểu sai ý nghĩa của cụm từ “trao quyền”. Trao quyền không đồng nghĩa với việc quản lý buông bỏ và không quan tâm đến nhân viên. Ngược lại, quản lý phải luôn theo dõi, yêu cầu nhân sự báo cáo công việc về mục tiêu, tiến độ, kết quả theo từng tuần và hỗ trợ nhân viên khi thực sự cần thiết.
7. Cung cấp hướng dẫn và phản hồi rõ ràng
Cuối cùng, khi phân công công việc rõ ràng, bạn vẫn không được quên cung cấp cho họ hướng dẫn và phản hồi rõ ràng. Hướng dẫn sẽ giúp nhân viên đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp, và phản hồi sẽ là cách để nhân viên dừng lại và thay đổi khi mắc khuyết điểm. Khi phản hồi, bạn sẽ cần lưu ý các điểm sau để có những phản hồi chất lượng:
– Chọn thời điểm phù hợp: Nên đưa ra phản hồi tích cực ngay sau khi công việc hoàn thành để tạo động lực cho nhân viên. Tuy nhiên với phản hồi tiêu cực, bạn cần chọn thời điểm để cả quản lý và nhân viên đều bình tĩnh và không gặp vấn đề về sức khỏe, tinh thần để tiện trình bày mà tránh gây xung đột.
– Tạo không gian trò chuyện tích cực: Chẳng hạn, khi khen thưởng, bạn nên chọn những buổi gặp mặt đông người, buổi họp để nhân viên cảm thấy tự hào và đồng nghiệp cũng được động viên để noi theo. Ngược lại, khi sếp muốn khiển trách, nhắc nhở nhân viên thì nên chọn những không gian riêng tư để hạn chế cảm xúc tổn thương cho họ.
Cung cấp đánh giá, phản hồi là cách để mọi người biết được khả năng của họ đến đâu, rằng họ có phù hợp hay làm tốt công việc được giao không? (Nguồn: Sưu tầm)
– Phản hồi có tính xây dựng: Khi đưa ra phản hồi, quản lý cần loại bỏ những từ ngữ quá chê bai hoặc chỉ trích nặng nề. Phản hồi cần đưa ra theo hướng góp ý và xây dựng, khuyến khích cải thiện và phát triển để nhân viên sửa đổi qua các lần sau. Một cách hay hơn là luôn đề xuất một hành động cụ thể, điều này sẽ giúp nhân sự hiểu rõ, biết cách để giải quyết và cải thiện theo hướng tích cực hơn.
>> Xem thêm các bài viết về quản lý:
– 7 cách giúp nhà quản lý kiến tạo đội ngũ THÀNH CÔNG
– 3 kỹ năng quản lý nhân viên CHUYÊN NGHIỆP
Kết luận
Phân công công việc là kỹ năng mà mọi nhà quản lý cần biết để giao việc phù hợp cho nhân viên mà không làm ai phải khó chịu, không làm trì trệ hoạt động kinh doanh. Hy vọng, thông qua bài viết trên, HomeNext Academy sẽ giúp được cho các nhà quản lý nắm rõ yếu tố để phân công công việc hiệu quả, giúp bạn tận dụng tối đa khả năng của nhân sự, tài nguyên của công ty và giúp tối ưu hóa chất lượng công việc.
Nguồn: Trường Doanh nhân HBR
Bên cạnh việc rèn luyện tư duy phản biện, bạn cần trang bị thêm một kỹ năng quan trọng để làm việc tốt hơn, đó là Trí tuệ cảm xúc – một nhân tố giúp bạn biết cách linh hoạt, kiểm soát cảm xúc hiệu quả trong mọi tình huống. Đừng ngần ngại, hãy ĐĂNG KÝ NGAY bộ tài liệu Ebook “3 Cuốn Sách Hay Về Trí Tuệ Cảm Xúc” tại HomeNext Academy nhé!
Liên hệ HOTLINE 0903 140 768 để được tư vấn chi tiết.
