Với thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, mọi hoạt động marketing của doanh nghiệp cần diễn ra nhanh chóng và theo một chu trình tự động hóa để nuôi dưỡng số lượng lớn người truy cập và không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng tiềm năng nào. Lúc này, Email Workflow không chỉ là lựa chọn tuyệt vời mà còn giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng hiệu quả trong tương lai. Trong bài viết này, hãy cùng HomeNext Academy tìm hiểu 5 bước sử dụng luồng Email tự động để bạn có thể áp dụng vào thực tế doanh nghiệp của mình nhé!
1. Lợi ích của Email Workflow
Email Workflow được hiểu đơn giản là một loạt các email tự động được gửi dựa trên thông tin liên lạc, hành vi, hoặc sở thích của liên hệ. Dựa trên yếu tố cá nhân hóa, Email Workflow không chỉ cho phép doanh nghiệp gửi thông điệp đến đúng người vào đúng thời điểm, mà còn giúp điều hướng liên hệ đi theo một kịch bản đã được định sẵn.
Khi ứng dụng hiệu quả, công cụ này sẽ mang đến nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp. Tiêu biểu như:
+ Tăng cường tương tác và chuyển đổi: Email workflow là một mô hình lặp khép kín được tổ chức có hệ thống, trình tự theo đúng quy luật. Nó đảm bảo cho việc gửi Email đến người dùng một cách có chủ đích, từ đó giúp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, nuôi dưỡng họ từ giai đoạn tiềm năng đến chuyển đổi một cách hiệu quả hơn.
+ Tiết kiệm công sức và thời gian: Với Email Workflow, doanh nghiệp không cần phải gửi từng Email thủ công. Hệ thống tự động quản lý việc gửi Email theo luồng, đặt lịch gửi, và theo dõi kết quả. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của các nhân viên nếu như phải kiểm soát lượng người dùng quá lớn.
+ Cá nhân hóa nội dung Email: Dựa trên hành vi cá nhân của khách hàng, luồng Email cho phép nhà tiếp thị gửi thông điệp đúng đối tượng người dùng, đúng thời điểm cá nhân hóa, điều này tạo ra một trải nghiệm cá nhân, giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài và thúc đẩy sự tương tác tích cực hơn từ khách hàng.
+ Theo dõi và đánh giá hiệu suất: Từ luồng Email tự động, bạn có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất chi tiết của từng Email trong quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách Email Workflow hoạt động và điều chỉnh để cải thiện hiệu suất tiếp thị.
2. 5 bước sử dụng Email Workflow
Bước 1: Thiết lập và lên kế hoạch mục tiêu
Mục tiêu chính của Email Workflow thường là hướng dẫn và tạo niềm tin cho khách hàng tiềm năng đến giai đoạn tiếp theo trong hành trình mua sắm hoặc thúc đẩy khách đến những giai đoạn ở đáy phễu chuyển đổi. Công cụ này sẽ được triển khai sau khi khách hàng đã có sự quan tâm đến thương hiệu bằng việc đăng ký tài khoản hay để lại thông tin email trên website.
Với luồng Email tự động, bạn có nhiều mục tiêu để nuôi dưỡng khách hàng chuyển đổi thành khách hàng cuối cùng, chẳng hạn như:
– Nhắc nhở khách hàng mua hàng: Một số người dùng sẽ ghé thăm website và thấy được một số lựa chọn phù hợp để thêm vào giỏ hàng, nhưng sau đó họ lại bỏ quên đến giai đoạn chọn ra một sản phẩm và thanh toán. Mục tiêu của doanh nghiệp lúc này là ứng dụng “Email giỏ hàng bị bỏ quên” để nhắc khách hàng về điều đó.
– Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan: Với thiết kế nắm bắt được hành trình khách hàng trên website, bạn có thể ứng dụng Email tự động để giới thiệu thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan, ví dụ như tham khảo giá hoặc đặt lịch tư vấn. Điều này có thể giúp tạo ra cơ hội bán được hàng và tăng doanh số.
– Chia sẻ thông tin hữu ích: Bạn cũng có thể muốn chia sẻ những liên kết nhằm mời người xem ghé website để tìm hiểu hiểu rõ hơn về sản phẩm hay dịch vụ mà họ có quan tâm. Việc này có thể giúp xây dựng niềm tin và quan hệ lâu dài, đồng thời khuyến khích khách hàng tiến hành liên hệ mua hàng nếu thông tin đủ thuyết phục.
– Thúc đẩy đi đến giao dịch mua hàng: Đối với khách hàng đã từng trải nghiệm và đánh giá tốt về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, Email dạng đề nghị còn thúc đẩy khách hàng thực hiện một giao dịch cụ thể, như click đường dẫn đến trang mua sản phẩm, đặt hàng, hoặc đăng ký dịch vụ.
Bước 2: Lựa chọn plugin hỗ trợ Email tự động
Khi đã xây dựng được mục tiêu và kế hoạch cho chiến dịch, bạn cũng sẽ hiểu rõ được mình cần gửi Email nào đến khách hàng tiềm năng để nuôi dưỡng. Một số dạng Email tự động phổ biến:
– Email chào mừng khách hàng mới
– Email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên
– Email chúc mừng ngày kỷ niệm
– Email giáo dục, chia sẻ những nội dung hữu ích
Sau đó, bạn sẽ cần cân nhắc để lựa chọn loại plugin phù hợp, hỗ trợ thiết lập hiệu quả những loại email trên. Dưới đây là một số gợi ý hữu dụng với các tính năng email phù hợp:
+ MailPoet
Hơn 700.000 website đã cài đặt và tin tưởng MailPoet cho chiến dịch tiếp thị Email của họ. MailPoet là một tích hợp dễ sử dụng trên WordPress để tạo, lên lịch và gửi các luồng Email tự động phù hợp. Các tính năng chính:
– Thiết kế và kéo thả các mẫu Email trực quan .
– Tạo Email chào mừng và Email nhắc nhở khách hàng.
– Thông báo bài đăng tự động .
– Kết nối cửa hàng WooCommerce (kênh thương mại điện tử).
– Theo dõi tỷ lệ mở, số lần nhấp và dữ liệu phân khúc được tích hợp.
Với phiên bản miễn phí, plugin MailPoet có đầy đủ tính năng, dễ dàng sử dụng với nhiều mẫu template, hoàn hảo trên mọi thiết bị. Giao diện của nó cũng hoạt động tốt với WooCommerce và nếu cần phân tích các số liệu thống kê, bạn có thể mua gói trả phí theo tháng để nâng cao thêm tùy chọn.
+ Mailster
Mailster giúp xây dựng các chiến dịch Email marketing tích hợp độc đáo với bảng điều khiển WordPress, thao tác cài đặt và tùy biến cực kỳ dễ dàng cùng với trình tạo kéo thả đơn giản ngay cả trên thiết bị di động. Ngoài ra, dịch vụ hỗ trợ khách hàng cũng vô cùng thân thiện, hữu ích.
Plugin Mailster bao gồm các tính năng nổi bật như:
– Dễ dàng kéo và thả trong trình tạo chiến dịch.
– Dễ dàng tích hợp với các plugin WordPress khác.
– Tối ưu nội dung trên thiết bị di động.
– Gửi trả lời tự động theo cài đặt – Email chào mừng, lời chúc mừng ngày sinh nhật, ngày lễ và thông báo bài đăng.
– Kết nối cửa hàng thương mại điện tử.
– Thống kê chuyên sâu, bao gồm tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp, số lượt đăng ký hay hủy đăng ký.
+ Sendinblue
Sendinblue là một plugin tự động hóa và tiếp thị qua email một cách mạnh mẽ. Không giống như một số nền tảng hỗ trợ Email khác, Sendinblue có thể dễ dàng gửi cả nghìn Email hàng loạt và bản tin trực tiếp tới khách hàng thông qua WordPress một cách nhanh gọn nhất. Các tính năng chính:
– Tạo quy trình công việc tùy chỉnh dựa trên gợi ý sau khi kích hoạt.
– Gửi Email chúc mừng, sinh nhật và ngày kỷ niệm.
– Gửi Email người nội dung hữu ích liên quan khi người dùng đã truy cập các trang đích cụ thể trên trang web
– Gửi Email cảm ơn sau khi người dùng thực hiện một hành động cụ thể trên trang web hay mua hàng từ cửa hàng.
– Gửi Email dựa trên hoạt động tiếp thị và giao dịch.
Plugin này cho phép bạn sắp xếp công việc chuyên nghiệp bằng cách gửi email dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm ngày tháng, giao dịch mua hàng và thời điểm người đăng ký mở hoặc không mở xem các email cụ thể. Từ đó, giúp hỗ trợ kiểm soát và điều chỉnh chiến dịch Email kịp thời.
+ Constant Contact
Constant Contact có rất nhiều tiềm năng. Tất cả các tính năng cơ bản đều có ở đó và cực kỳ linh hoạt đối với một website hoàn toàn mới. Các tính năng cụ thể mà plugin này mang lại:
– Chiến dịch Email, mẫu gửi mang tính cá nhân hóa, đa dạng để lựa chọn.
– Tạo và chỉnh sửa Email linh động, đơn giản với các trình kéo thả các ô điền nội dung.
– Dễ dàng phân khúc khách hàng với những mẫu Email phù hợp với từng đối tượng, dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp thông qua các địa chỉ liên hệ, trạng thái (đã đăng ký hay chưa), chức vụ, tên công ty và vị trí của người dùng để lại.
Trên đây là 4 plugin phổ biến mà HomeNext Academy giới thiệu. Ngoài ra, vẫn còn nhiều plugin khác tạo điều kiện để tạo Email Workflow tự động phù hợp, bạn có thể tham khảo và sử dụng bản miễn phí để có trải nghiệm phù hợp trước khi cân nhắc dùng bản trả phí.
Bước 3: Xây dựng nội dung Email tự động
Để xây dựng chiến lược nội dung phù hợp, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi:
+ Mất bao lâu để người đọc “tiêu hóa” những nội dung đã gửi trước đó?
+ Ở một nội dung nhất định, họ đã sẵn sàng để bấm vào nút CTA mà doanh nghiệp mong muốn hay chưa?
Trong hành trình mua sắm của khách hàng, mỗi giai đoạn đòi hỏi một chiến lược nội dung riêng biệt để triển khai Email Workflow. Như đã đề cập, chiến lược tiếp thị Email thực sự hoạt động khi người dùng đã để lại thông tin Email trên website và bạn cần tiến hành giữ chân khách hàng từ giây phút đó, có thể mở đầu bằng một lời chào mừng gần gũi.
Một số dạng Email Workflow phổ biến hiện nay:
+ Email chào mừng:
Email chào mừng cùng lời CTA “khám phá trang” từ website hình ảnh Freepik (Nguồn: Sưu tầm)
Email chào mừng là một hoặc chuỗi email được gửi ngay khi khách hàng đăng ký tài khoản ở trang web của doanh nghiệp nhằm chào mừng sự tham gia của của khách hàng mới. Với Email chào mừng, bạn dành tặng một lời trân trọng đến khách hàng đã là thành viên của thương hiệu, đồng thời nó thể hiện sự chuyên nghiệp, thân thiện và có thể tạo tác dụng nhiều hơn. Có nhiều dạng Email chào mừng khác nhau:
– Email chào mừng đi kèm các ưu đãi.
– Email chào mừng cùng câu chuyện.
– Email chào mừng và hướng dẫn ngắn gọn để bắt đầu trải nghiệm trên trang.
>>> Xem thêm: Những điều cần biết về Storytelling trong Email marketing.
+ Email nhắc nhở:
Email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên của thương hiệu chăm sóc sắc đẹp cho cánh mày râu “Bearsville Soap” (Nguồn: Sưu tầm)
Loại email này được sử dụng để nhắc nhở khách hàng về điều gì đó, thường là một sự kiện, chương trình sắp diễn ra, thời gian gia hạn thành viên hoặc nhắc nhở về giỏ hàng đã bị bỏ quên. Email nhắc nhở có tác dụng khuyến khích người dùng giữ tần suất tương tác hoặc tương tác lại (đối với các liên hệ không còn hoạt động). Bạn có thể làm cho giỏ hàng bị bỏ quên thu hút nhiều hơn bởi việc bao gồm 1 phiếu mua hàng hoặc mã giảm giá.
Điều đặc biệt cần chú ý là tần suất gửi, không một khách hàng nào mong muốn bị làm phiền quá nhiều bởi cùng một nội dung quá 3 lần. Khi gửi quá 3 lần về một chủ đề mà bạn vẫn không thấy khách hàng có phản ứng, thì nội dung đó nên được thay thế hoặc dùng lại ở một khoảng thời gian sau để tạo ra xác suất cơ hội cao hơn.
+ Email chúc mừng ngày kỷ niệm
Email chúc mừng nhân dịp Rằm Trung Thu năm 2023 đến khách hàng của HomeNext Academy (Nguồn: HomeNext Academy)
Đặc biệt, bạn có thể dành sự quan tâm từ thương hiệu đến với khách hàng bằng cách gửi email chúc mừng sinh nhật cho khách hàng hay chúc mừng những ngày lễ, ngày kỷ niệm đặc biệt như lễ Quốc Khánh, trung thu, giáng sinh hay năm mới,…Thông qua đó, bạn trực tiếp thể hiện sự quan tâm và tri ân đến khách hàng, thể hiện rằng bạn sẽ luôn sẵn sàng đồng hành cùng họ và khuyến khích tăng sự ghi nhớ đến thương hiệu.
Mọi người thường có tâm trạng tự thưởng cho bản thân vào ngày sinh nhật, khả năng rất cao bạn sẽ bán được đơn hàng vì họ sẽ dành tiền vào sản phẩm/dịch vụ với mã giảm giá sinh nhật mà bạn giới thiệu trong Email.
+ Email nội dung hữu ích
Email nội dung hữu ích từ HomeNext Academy để thu hút khách hàng truy cập bài viết liên quan từ trang (Nguồn: Sưu tầm)
Bất cứ khi nào bạn đăng tải một bài mới trên blog hay một nội dung nào khác, luồng Email tự động sẽ gửi cho người dùng để thúc đẩy họ truy cập, tham gia các nội dung liên quan mà họ đã tìm kiếm trước đó.
Đa số người dùng đều dành thời gian để kiểm tra hộp thư của họ hằng ngày. Vì thế, Email cập nhật nội dung góp phần lớn trong chuyển đổi khách hàng tiềm năng nhờ việc thông báo những bài viết mới mà khách có thể không chú ý tới từ các nguồn đăng tải khác. Đồng thời, thư tự động này còn tăng cơ hội để khách hàng tiếp cận đến các lời kêu gọi hành động mới mà bạn tích hợp trong nội dung, từ đó gia tăng lượt truy cập và các lượt mua hàng mới.
Và nếu các bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị đào tạo Digital Marketing uy tín tại Bình Dương. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học tại HomeNext Academy NGAY HÔM NAY
Bước 4: Lên lịch kích hoạt Email workflow
Để sử dụng Email Workflow đạt hiệu suất cao, doanh nghiệp cần theo dõi và quyết định xem vào sự kiện nào thì nên kích hoạt một Workflow cụ thể. Dưới đây là một số yếu tố mà doanh nghiệp có thể căn chỉnh để xác định thời điểm kích hoạt Email tự động, bao gồm:
+ Khách liên hệ mới đã được thêm vào danh sách đăng ký
+ Số lần nhấp chuột
+ Nội dung tải xuống
+ Lượt truy cập trang
+ Tần suất tương tác với thương hiệu (hoặc không còn tương tác sau một khoảng thời gian nhất định)
Bước 5: Đo lường hiệu quả Email Workflow
Ở bước cuối cùng, để nắm bắt được dòng Email Workflow có hoạt động hiệu quả hay không, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường các luồng Email. Trong đó, những chỉ số mà doanh nghiệp cần nắm bắt có thể kể đến, bao gồm:
+ Số Email đã được gửi
+ Tỷ lệ mở Email
+ Tỷ lệ nhấp
+ Tỷ lệ chuyển đổi
+ Tỷ lệ đăng ký/hủy đăng ký
+ Lợi nhuận ròng trên mỗi Email (với Email của WooCommerce)
Thông qua các chỉ số, bạn có thể kiểm soát được nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như:
– Mức độ tương tác của người đăng ký, bao gồm ai đã mở Email, ai đã nhấp vào xem và thời gian họ dừng lại và đọc Email của bạn.
– Những liên kết nào đã được khách hàng nhấp vào và số lần nhấp.
Việc phân tích số liệu thống kê giúp bạn xác định những sai sót trong thiết kế Email và xem xét để điều chỉnh chiến dịch Email tự động của mình. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ mở thấp, điều trước tiên bạn có thể sẽ cần dành nhiều thời gian hơn để viết lại dòng chủ đề hấp dẫn cho mình. Còn nếu số lần nhấp thấp, hãy thử làm cho lời kêu gọi hành động rõ ràng hơn hoặc lớn hơn.
Bước tiếp theo, hãy kiểm tra các nội dung khác nhau, chẳng hạn văn bản và hình ảnh cũng như cách sắp xếp bố cục, thiết kế trong Email để xem nội dung đó ảnh hưởng như thế nào đến khả năng đọc, mức độ tương tác từ người dùng.
Ví dụ: Bạn không nên sử dụng hình ảnh background quá nổi bật bởi vì sẽ làm người xem bị sao nhãng với nội dung thông điệp Email. Hay điều cấm kỵ là đặt từ 2 CTA trở lên trong một Email, điều này sẽ không tạo ra cơ hội gia tăng chuyển đổi.
3. Kết luận
Tóm lại, việc xây dựng và quản lý Email Workflow là một phần quan trọng của chiến lược marketing. Thông qua 5 bước từ bài viết, HomeNext Academy hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về công cụ này. Đã đến lúc bắt đầu thực hiện chiến lược Email Marketing hiệu quả hơn với tự động hóa, hãy sử dụng thông minh để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và nâng cao sự hài lòng cho khách hàng nhé!
Và như đã đề cập ở nội dung bài viết, Email Workflow sẽ được triển khai sau khi khách hàng đã đăng ký tài khoản hoặc để lại thông tin Email trên website của doanh nghiệp. Như vậy để tạo ấn tượng tốt và thu hút khách hàng thì trước tiên chúng ta cần sở hữu một website chuyên nghiệp và chất lượng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu này, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay hoặc nhấp vào xem ngay báo giá dịch vụ thiết kế Website bên dưới đây!
Liên hệ Hotline 0903 140 768 để được tư vấn chi tiết.
