Phương pháp coaching đã không còn quá xa lạ với chúng ta. Đặc biệt với thời điểm có rất nhiều biến động về công việc, tài chính hay các mối quan hệ ảnh hưởng đến tâm lý của con người, và điều đó khẳng định việc hỗ trợ tinh thần là điều vô cùng cần thiết.
Một chuyên gia coaching chuyên nghiệp phải trải qua hàng ngàn giờ khai vấn, trải nghiệm đủ mọi cảm xúc để đạt được sự bình an và vững chãi trong nội tâm để khi lắng nghe câu chuyện của người khác, họ sẽ không bị cuốn vào trạng thái tiêu cực của người đó.
Thật ra, không nhất thiết bạn phải trở thành chuyên gia, bạn có thể xem coaching như một dạng kỹ năng để có thể áp dụng vào đời sống. Đặc biệt là công việc, nếu là một nhà quản lý thì đây sẽ là một kỹ năng hữu ích để các bạn có thể giúp đỡ đồng đội của mình gỡ rối những khúc mắc mà họ đang gặp phải thông qua việc đặt câu hỏi.
Trong bài viết này, hãy cùng HomeNext Academy khám phá những quy tắc đặt câu hỏi trong quá trình coaching của nhà quản lý, qua đó giúp giải đáp các vấn đề còn vướng mắc trong công việc và định hướng phát triển cho nhân viên.
Tặng bạn bộ ebook về “Combo sách hay về Trí tuệ cảm xúc” dành cho lãnh đạo, quản lý MIỄN PHÍ ngay hôm nay.
5 quy tắc đặt câu hỏi coaching dành cho nhà quản lý
– Quy tắc 1: Câu hỏi ĐÓNG đôi khi cũng cần thiết
Trong quá trình khai vấn, việc sử dụng câu hỏi mở giúp cho nhà quản lý dễ dàng khám phá và khai thác thông tin từ nhân viên. Còn việc dùng câu hỏi đóng sẽ khiến cho cuộc trò chuyện trở nên chóng vánh mà không thể khai thác được thông tin gì. Điều này chỉ “đúng một nửa”.
Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi yêu cầu người trả lời “có” hoặc “không”, nên dễ làm cho cuộc đối thoại quá ngắn gọn và đôi khi rất phiến diện. Tuy nhiên, chúng vẫn có vai trò quan trọng trong một số tình huống sau:
– Xác định lựa chọn của nhân viên: Trong trường hợp có chỉ có hai lựa chọn hoặc bạn cần biết rõ lựa chọn của họ.
– Đưa ra câu hỏi để đạt được sự đồng tình hoặc không đồng tình: Câu hỏi đóng giúp nhà quản lý đoán định sự đồng ý hoặc không đồng ý về một vấn đề cụ thể.
– Kiểm tra và làm rõ thông tin: Câu hỏi đóng giúp kiểm tra hiểu biết của nhân viên về một sự kiện hoặc các thông tin cụ thể.
– Phân loại hoặc xác định trọng tâm thông tin: Trong một số tình huống, việc dùng câu hỏi đóng có thể giúp nhấn mạnh thông tin quan trọng hoặc xác định trọng tâm của cuộc trò chuyện.
Tuy nhiên, dùng câu hỏi đóng trong coaching cần phải được thực hiện một cách khôn khéo và cân nhắc. Sử dụng chúng quá nhiều có thể làm cho cuộc trò chuyện trở nên cứng nhắc và thiếu sự tương tác. Do đó, việc sử dụng dạng câu hỏi này cần phải kết hợp với câu hỏi mở để tạo ra một quá trình tương tác hữu ích và hiệu quả.
Câu hỏi đóng vẫn có vai trò quan trọng trong một số tình huống (Nguồn: Sưu tầm)
– Quy tắc 2: 5W1H là một chìa khóa quan trọng
5W1H là một mô hình được áp dụng trong nhiều khía cạnh cuộc sống khác nhau, và trong coaching của vậy. Đây là một chìa khóa quan trọng để quản lý hiểu rõ nhân viên của mình hơn, cụ thể:
+ Câu hỏi WHAT (Điều gì?):
Đây là cách tốt để mở cửa các cuộc trò chuyện và thu thập thông tin ban đầu về nhân viên của bạn. Hãy mở đầu với các dạng câu hỏi như:
Điều gì đang diễn ra với bạn?
Hôm nay bạn muốn chia sẻ điều gì với tôi?
Câu chuyện mà bạn muốn chia sẻ với tôi là gì?
Kết quả bạn muốn đạt được qua buổi trò chuyện ngày hôm nay?
….
Chính nhờ những câu hỏi này sẽ có thể giúp bạn hiểu về tình hình tiến trình công việc của họ và bắt đầu cuộc trò chuyện một cách suôn sẻ.
+ Câu hỏi WHERE (Ở đâu?):
Câu hỏi “Where” sẽ tập trung vào môi trường và ngữ cảnh mà công việc diễn ra. Với quản lý, việc đặt câu hỏi này giúp các bạn và nhân viên cùng nhau xác định vị trí, điều kiện và tình huống cụ thể, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để đưa ra những quyết định và hướng dẫn phù hợp. Các bạn có thể đặt câu hỏi theo các mẫu câu sau:
Bạn đã thực hiện công việc này ở đâu?
Khi gặp vấn đề, bạn tìm kiếm sự giúp đỡ ở đâu?
Nơi bạn cảm thấy thoải mái nhất khi làm việc?
Nơi bạn thường đến nhất khi bị áp lực trong công việc?
Bạn đi đâu để tìm nguồn cảm hứng sáng tạo trong công việc?
…
Thông qua các câu hỏi “ở đâu”, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về môi trường làm việc của nhân viên, từ đó có thể cung cấp sự hỗ trợ và đề xuất giải pháp tốt hơn cho sự phát triển cá nhân và sự thành công trong công việc của họ.
+ Câu hỏi WHO (Ai?):
Câu hỏi “Who” là dạng câu hỏi hữu ích giúp nhà quản lý và nhân viên tập trung vào việc xác định những người có liên quan đến tình huống hoặc đưa ra quyết định. Đặt câu hỏi này có thể giúp quản lý hiểu rõ hơn về sự tương tác và mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
Dưới đây là 5 ví dụ về mẫu câu hỏi “Who”:
Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc thực hiện nhiệm vụ này?
Bạn có tham khảo ý kiến của ai trước khi đưa ra quyết định này không?
Có ai trong nhóm bạn muốn hợp tác để đạt được kết quả tốt hơn không?
Ai có thể cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ cho bạn trong tình huống này?
Người nào có vai trò quan trọng đối với tiến trình hoặc kết quả của dự án này?
…
Từ câu hỏi “Who”, bạn có thể tìm hiểu về sự phân chia trách nhiệm, mức độ hợp tác, và vai trò của từng cá nhân trong đội nhóm. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc có hiệu quả và cung cấp sự hỗ trợ phù hợp cho nhân viên.
Câu hỏi “Who” là dạng câu hỏi hữu ích giúp nhà quản lý và nhân viên tập trung vào việc xác định những người có liên quan đến tình huống hoặc đưa ra quyết định (Nguồn: Sưu tầm)
+ Câu hỏi WHEN (Khi nào?):
Câu hỏi “When” trong khai vấn giúp xác định thời điểm và lịch trình của các hoạt động và nhiệm vụ. Việc đặt câu hỏi này, nhà quản lý và nhân viên cùng nhau định rõ hơn về các mốc thời gian cụ thể, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để quản lý công việc và đảm bảo tiến độ được thực hiện đúng kế hoạch. Dưới đây là 5 ví dụ về mẫu câu hỏi “When”:
Bạn dự định hoàn thành phần công việc này khi nào?
Thời điểm nào phù hợp nhất để tiến hành cuộc họp này?
Thời gian để bắt đầu và kết thúc của dự án này?
Có bất kỳ khả năng hoặc ràng buộc về thời gian ảnh hưởng đến lịch trình dự án không?
Thời điểm nào phù hợp để đánh giá tiến trình dự án?
Chính nhờ câu hỏi “khi nào”, nhà quản lý có thể tối ưu hóa lịch trình công việc, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của nhân viên.
+ Câu hỏi HOW (Thế nào?):
Câu hỏi “How” là dạng câu hỏi mà các bạn giúp nhân viên tập trung vào phương pháp và cách tiếp cận trong thực hiện nhiệm vụ. Hai bên sẽ cùng nhau tìm hiểu về các bước cụ thể, kỹ thuật, và quy trình để đạt được kết quả mong muốn. Một số mẫu câu hỏi “How” dành cho bạn như sau:
Bạn sẽ thực hiện công việc này như thế nào để đạt hiệu quả cao?
Có phương pháp cụ thể nào mà bạn đã sử dụng để giải quyết vấn đề này trước đây không?
Làm thế nào để bạn đánh giá tính khả thi của kế hoạch này?
Bạn sẽ áp dụng những bước tiếp cận nào để tăng cường hiệu suất làm việc của mình?
Làm thế nào để bạn quản lý thời gian để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng kỳ hạn?
Thông qua các câu hỏi “How”, nhà quản lý có thể cung cấp hướng dẫn cụ thể, hỗ trợ trong việc phát triển kỹ năng và phương pháp làm việc hiệu quả cho nhân viên. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình thực hiện công việc và đạt được kết quả tốt nhất.
+ Câu hỏi WHY (Tại sao?):
Mọi việc đều bắt đầu bằng từ “Why”. Khi câu hỏi có từ “Tại sao” xuất hiện trong cuộc trò chuyện là lúc thể hiện cho việc đào sâu vào chủ đề để làm sáng tỏ nó. Trong công việc, việc đặt câu hỏi này giúp các bạn và cấp dưới cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về tư duy, giá trị, và động lực cá nhân, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để xác định các cách tiếp cận và phát triển tốt nhất.
Đây là một loại câu hỏi đầy thách thức và cần được sử dụng cẩn thận. Câu hỏi “Tại sao” có thể đánh chạm đến giá trị và niềm tin cơ bản của nhân viên. Nên sử dụng nó một cách khôn khéo để không tạo ra sự lúng túng cho cả bạn và nhân viên trong quá trình coaching.
5 mẫu câu “tại sao” bạn có thể tham khảo khi đặt câu hỏi cho nhân viên:
Tại sao bạn quyết định thực hiện công việc này?
Tại sao công việc này khiến bạn cảm thấy thú vị và đam mê đến vậy?
Tại sao mục tiêu này quan trọng với bạn?
Bạn nghĩ rằng việc đạt được mục tiêu này sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty?
Tại sao bạn tin rằng phương pháp này sẽ đem lại kết quả tốt nhất?
Với câu hỏi “Why”, nhà quản lý có thể cung cấp sự hỗ trợ phù hợp và định hướng cho nhân viên, từ đó giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc và cách thức để đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu của tổ chức.
>>> Xem thêm bài viết: Tại sao Huấn luyện (coaching) là tất cả về trí tuệ cảm xúc EQ?
Và nếu bạn mong muốn trở thành một nhà quản lý nội dung giỏi, hãy ĐĂNG KÝ khóa đào tạo quản lý của HomeNext Academy ngay hôm nay.
– Quy tắc 3: Hiểu rõ loại câu hỏi phù hợp với mục đích
Nắm rõ, áp dụng linh hoạt nhiều loại câu hỏi khác nhau là cách hiệu quả để bạn hiểu rõ coachee của mình từ đó tạo ra được một kế hoạch phù hợp nhất cho họ.
+ Thử thách (Challenging):
Đây là cách để bạn khuyến khích nhân viên xem xét các cơ hội hoặc quan điểm mà họ có thể chưa từng nghĩ đến trước đây hoặc nằm ngoài vùng an toàn của họ.
Ví dụ:
Bạn nghĩ gì về việc áp dụng một phương pháp khác cho dự án này?
Điều gì khiến bạn tin rằng đây có thể là một lựa chọn tốt?
Bạn có chắc chắn sẽ áp dụng cách này để giải quyết vấn đề cho dự án?
+ Làm rõ (Clarifying):
Đây là cách để bạn thu thập thông tin từ nhân viên để đảm bảo bạn hiểu rõ quan điểm và suy nghĩ của họ. Ví dụ:
Bạn đã thử cách này ở đâu?
Bạn đã nói chuyện với ai về vấn đề này?
….
+ Giả thuyết (Hypothetical):
Đây là cách để bạn khuyến khích nhân viên suy nghĩ khác biệt bằng cách yêu cầu họ sử dụng tư duy trong các ngữ cảnh hoặc tình huống khác nhau. Ví dụ:
Nếu bạn đang quản lý một dự án, cách tiếp cận của bạn sẽ là gì?
Nếu có cơ hội để bày tỏ, thì bạn sẽ nói gì về vấn đề đó?
…
Hãy suy nghĩ về các khía cạnh khác nhau của công việc.
+ So sánh (Comparing):
Đây là cách để bạn khuyến khích nhân viên suy nghĩ về việc xác định các phương thức hoặc cách tiếp cận khác nhau. Ví dụ:
So sánh giữa các lựa chọn này, bạn nghĩ điều nào sẽ phù hợp nhất với tình huống hiện tại?
Theo bạn, giữa cách thức thực hiện mới này có mang lại kết quả khả quan hơn so với cách thức trước đây không?
….
+ Thăm dò (Probing):
Đây là cách để bạn tiến xa hơn vào các khía cạnh cụ thể và khám phá câu trả lời chi tiết hơn từ nhân viên. Ví dụ:
Lý do bạn thực hiện cách tiếp cận đó là gì?
Bạn cảm thấy gặp khó khăn ở phần nào trong quá trình này?
Tại sao bạn muốn tham gia thực hiện dự án này?
….
Nắm rõ, áp dụng linh hoạt nhiều loại câu hỏi khác nhau là cách hiệu quả để bạn hiểu rõ coachee của mình (Nguồn: Sưu tầm)
– Quy tắc 4: Ngắn gọn, dễ hiểu
Khi một nhân viên đến tìm bạn để nhận sự hỗ trợ trong quá trình khai vấn, hãy nhớ rằng họ có thể đang trong tâm trạng rối bời và bất ổn. Trong tình trạng này, quản lý nên đảm bảo rằng các câu hỏi được đặt ra sẽ không làm nhân viên cảm thấy căng thẳng hơn hoặc gây khó khăn trong việc hiểu rõ vấn đề.
Quan trọng nhất là làm cho các câu hỏi ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ và mở lòng hơn. Đồng thời, việc sử dụng câu hỏi đơn giản và rõ ràng cũng giúp quản lý đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả và nhanh chóng.
– Quy tắc 5: Thường xuyên luyện tập để làm chủ kỹ năng
Sự thành thạo xuất phát từ việc không ngừng luyện tập và phát triển kỹ năng của mình.
Không ngần ngại khi yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp là một bước cần thiết để bạn đánh giá tình hình hiện tại của mình. Điều này sẽ giúp bạn xác định những khả năng cần được cải thiện hoặc những phần mà bạn còn thiếu sót trong vai trò quản lý.
Việc liên tục huấn luyện và cải thiện kỹ năng là quan trọng để trở thành một quản lý xuất sắc, và phản hồi từ người khác có thể giúp bạn tập trung vào những điểm cần thiết để tiến bộ trong công việc quản lý và hỗ trợ cho đội ngũ của bạn.
Kết luận
Đặt câu hỏi coaching đối với quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện trao đổi với nhân viên, tạo cơ hội để họ tự khám phá giải pháp, đạt được mục tiêu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hơn hết, việc ngồi lắng nghe nhân viên bạn cần phải để cho bản thân được thả lỏng, hãy tâm sự như những người bạn với nhau để tạo bầu không khí thoải mái giúp cả hai kết nối với nhau và tìm ra giải pháp thích hợp. Chúc các bạn thành công.
Nếu các bạn đang là quản lý của một bộ phận trong doanh nghiệp muốn nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Hãy đăng ký khóa học đào tạo quản lý dành cho doanh nghiệp tại HomeNext Academy NGAY HÔM NAY.
Nhận ngay Cẩm nang kiến thức Quản lý HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
Liên hệ Hotline 0903 140 768 để được tư vấn chi tiết về khóa học.
