Quà tặng đặc biệt: TRỌN BỘ CẨM NANG KINH DOANH HIỆU QUẢ

7 bước điều hành cuộc họp đầu tiên cho quản lý mới
7 bước điều hành cuộc họp đầu tiên cho quản lý mới

7 bước điều hành cuộc họp nhóm ĐẦU TIÊN cho nhà quản lý MỚI

Với tư cách là một nhà quản lý mới, làm thế nào để điều hành cuộc họp đội nhóm đầu tiên của bạn? Thật ra, nó không khó khăn như bạn nghĩ đâu.

Bạn muốn tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích về quản lý? Nhận ngay bộ quà tặng của HomeNext Academy NGAY TẠI ĐÂY

Cẩm nang kiến thức quản lý

Bây giờ bạn là một người quản lý mới. Có lẽ đây là lần đầu tiên bạn dẫn dắt một đội. Hoặc là bạn đang tiếp quản một nhóm mới với tư cách là quản lý.

Dù bằng cách nào đi nữa thì cuộc gặp gỡ đầu tiên với tư cách là người quản lý mới chắc hẳn là một việc không dễ dàng. Và đó sẽ là một cột mốc quan trọng trong sự nghiệp của bạn.

Trong đầu bạn có thể sẽ hiện lên vô vàng câu hỏi cho cuộc họp ấy: Những việc cần làm cho cuộc họp đầu tiên với nhóm mới nên như thế nào? Bạn đặt kỳ vọng gì cho mình khi trở thành quản lý? Có nên chuẩn bị một số bài phát biểu giới thiệu người quản lý mới không?

Ấn tượng đầu tiên thường là ấn tượng dài lâu. Và không có thời gian và địa điểm nào tốt hơn để củng cố ấn tượng đó bằng cuộc gặp đầu tiên với toàn bộ nhóm của bạn.

Cho dù bạn đang tiếp quản một đội ngũ hoàn toàn mới hay bạn là người quản lý lần đầu, 7 bước sau đây sẽ cho bạn các phương pháp hiệu quả cho lần ra mắt đầu tiên của bạn.

1.Hoạch định tầm nhìn, xây dựng niềm tin

Mục tiêu của cuộc họp đầu tiên này với nhóm mới của bạn không phải là vạch ra kế hoạch cho chín tháng tới hoặc tuyên bố nhiệm vụ của bạn. Bạn sẽ có không gian (và nhiều kiến thức hơn) để làm cả hai việc đó trong những tuần tới.

Cuộc họp đầu tiên này là để thiết lập niềm tin và nhịp độ làm việc cho loại môi trường đội nhóm mà bạn muốn bồi dưỡng.

Cụ thể, với tư cách nhà quản lý mới, bạn mong muốn những mục tiêu gì cho cuộc họp đầu tiên của mình?

– Cho thấy bạn xứng đáng với sự tin tưởng của nhóm

– Thể hiện rằng bạn là người khiêm tốn và luôn sẵn sàng học hỏi

– Cho họ thấy rằng bạn luôn đồng hành và giúp đỡ họ

quản lý mới phải có tinh thần đồng hành và giúp đỡ đội nhóm của mình

Người quản lý mới nên cho thấy tinh thần đồng hành, giúp đỡ và luôn học hỏi

Điều này có thể giống như một cách tiếp cận thụ động đối với vai trò mới của bạn lúc ban đầu. Nhưng hãy ghi nhớ một sự thật này: Bạn là người mới và nhóm của bạn sẽ có những hoài nghi về bạn (đúng như vậy đấy).

Giả dụ bạn bị cuốn theo một tình huống mới phát sinh trong nhóm và thể hiện sự tự tin để giải quyết nó. Có hai luồng kết quả có thể xảy ra sau đây:

– Một là, bạn sẽ nhận được sự nhìn nhận tích cực từ mọi người trong nhóm nếu họ tin tưởng bạn.

– Hai là, nếu không có lòng tin, họ sẽ nghĩ sự tự tin của bạn là kiêu ngạo và dễ bị lãng quên. Bạn sẽ không thể tiến về phía trước mà không có sự tin tưởng của đội nhóm, dẫn đến định hướng mà bạn đề ra sẽ khó được thực hiện một cách chủ động và hiệu quả.

Vậy làm thế nào bạn có thể xây dựng sự tin tưởng trong cuộc họp đầu tiên này?

Các bạn muốn trở thành một nhà quản lý tài giỏi? Hãy đăng ký khóa học đào tạo quản lý tại HomeNext Academy NGAY HÔM NAY 

New call-to-action

2.Tìm hiểu và ghi chú đặc điểm các thành viên trong đội ngũ

Đây có thể là một trong những khía cạnh bị bỏ qua nhiều nhất đối với những người quản lí mới: Tìm hiểu thông tin và tạo mối quan hệ với các thành viên trong nhóm.

Bạn nên dành một chút thời gian trong cuộc họp đầu tiên của mình để hỏi ít nhất một vài câu hỏi làm quen với nhóm. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể kết hợp chặt chẽ những câu trả lời của họ ở các tương tác, sự kiện trong tương lai.

Ví dụ, món ăn yêu thích của ai đó là gà rán? Hãy cân nhắc việc tặng gà rán để chúc mừng sinh nhật hoặc ngày kỉ niệm làm việc của người đó.

 >>> Xem thêm: BẬT MÍ 4 bí kíp tạo nên một nhà quản lý cấp trung giỏi

3.Chia sẻ thêm bạn là ai, ngoài chức vị mà bạn đang đảm nhận

Đây không phải là lúc để giới thiệu thành tích và kiến thức chuyên môn của bạn. Tuy nhiên và tất nhiên, bạn vẫn có thể chia sẻ những điều đó trong cuộc họp đầu tiên này nếu cảm thấy đúng. Đừng hiểu sai về khiêm tốn là không nên tự tin giới thiệu về bản thân. Nhưng càng không nên nghĩ tự tin là khoe khoang bản thân mình.

Khi giới thiệu bản thân với nhóm, hãy tạo cơ hội cho các nhân viên thấy được bạn thực sự là ai – điều gì thúc đẩy bạn, truyền cảm hứng cho bạn và mang lại sự hoàn thiện. Đội ngũ của bạn biết nhiều về bạn hơn, họ càng có nhiều khả năng để tin tưởng bạn.

Quản lý mới nên chia sẻ về bản thân hơn ngoài chức vị họ đảm nhận

Quản lý mới nên chia sẻ về bản thân hơn ngoài chức vị họ đảm nhận

Vậy làm thế nào để nói về bản thân mình đúng cách? Hãy chia sẻ về triết lý trong quản lý của mình: Bạn thấy mục đích của một nhà quản lý là gì? Bạn coi trọng điều gì? Điều gì đã thu hút bạn đến với tổ chức?…

Chia sẻ thêm về ý định của bạn: Rằng bạn có mặt tại đây là để giúp đỡ, giúp họ hoàn thành công việc tốt nhất và hỗ trợ họ làm một điều gì đó vĩ đại trong sự nghiệp.

Chia sẻ về sở thích cá nhân: Bạn thích làm gì trong thời gian rảnh? Bạn ủng hộ những hoạt động xã hội hay tổ chức phi lợi nhuận nào?

Hãy lưu ý để đảm bảo rằng bạn không dành hơn 25% thời gian cuộc họp để nói về bản thân. Trong việc xây dựng lòng tin, điều cuối cùng mà bạn muốn đạt được là sự thấu hiểu từ cả hai phía.

Nếu các bạn đang muốn cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Hãy ĐĂNG KÝ khoá đào tạo tại HomeNext Academy NGAY HÔM NAY!

đào tạo doanh nghiệp tại bình dương

4.Hãy nói rằng bạn đang ở trong “chế độ học hỏi”

Nếu bạn muốn xây dựng lòng tin với tư cách người quản lý, bạn nên thừa nhận những nhược điểm của mình. Bạn nên cho nhóm của mình biết rằng mình vẫn có những khuyết điểm và cần học hỏi mỗi ngày, cho họ thấy bạn đang trong quá trình thích nghi với công việc mới và còn rất nhiều thứ cần chỉnh sửa để đạt được mục tiêu chung. Đây là một trong những phần khó nhất của việc trở thành một nhà quản lý giỏi.

Để làm được điều này, hãy thử nói những điều gì đó như sau: “Tôi là người mới ở đây, và tất cả các bạn trong căn phòng này biết nhiều thứ hơn tôi. Các bạn có được những sự hiểu biết sâu sắc và những kinh nghiệm mà tôi chưa có được. Tôi hiện tại như một “miếng bọt biển”, và tôi sẽ “thẩm thấu” những kiến thức mà tôi học được từ các bạn.”

Không cần phải tự đánh giá thấp mình và nói rằng bạn không biết gì. Về cơ bản, bạn đang ở trong “chế độ học hỏi và chuyển giao” trong vị trí nhà quản lý mới. Tư duy học hỏi là một trong những cách tốt nhất để thể hiện sự nhìn nhận khuyết điểm của mình và tạo lòng tin với mọi người trong nhóm.

quản lý mới không ngại nhận khuyết điểm và hoàn thiện bản thân

Một trong những kỹ năng quản lý là không ngại nhận khuyết điểm và hoàn thiện bản thân

5.Suy nghĩ và đặt ra 2 – 4 câu hỏi thăm dò

Trong cuộc họp đầu tiên với tư cách quản lý đội nhóm, bạn nên dành thời gian để đặt ra một số câu hỏi dành cho những nhân viên trong đội ngũ của mình. Bạn nên có một buổi nói chuyện riêng với từng nhân viên trước hoặc sau cuộc họp để tìm hiểu thêm những suy nghĩ của họ (tuỳ theo điều kiện nào là thích hợp nhất).

Dưới đây là một số ý tưởng mà bạn có thể áp dụng để hỏi đội nhóm của mình:

 – Bạn muốn và không muốn thay đổi điều gì ở đội ngũ của mình?

 – Bạn lo lắng khi trình bày điều gì?

 – Điều khó khăn nhất mà nhóm đã gặp gần đây là gì?

 – Bạn thấy đâu là cơ hội lớn nhất để cải thiện cùng nhóm?

 – Bạn muốn nhận phản hồi như thế nào? Bạn thích đưa ra phản hồi như thế nào?

 – Dự án nào bạn tâm đắc mà bạn đã làm trong cả năm là gì? Với ai? Và tại sao?

 – Điều gì khiến bạn phấn khích và tràn đầy năng lượng về công ty?

 – Bạn biết ơn điều gì nhất khi trở thành một phần của công ty này?

 – Bạn nghĩ điều gì là trở ngại lớn nhất cho sự tiến bộ?

 – Bạn mong muốn điều gì được thông báo thường xuyên hơn với bạn?

 – Khi nào bạn cần thêm sự hỗ trợ?

 – Trải nghiệm nhóm tốt nhất và tệ nhất đối với bạn là gì?

 – Bạn thích được thể hiện lòng biết ơn như thế nào?…

Những lưu ý đặc biệt khi lắng nghe câu trả lời từ nhóm

Người quản lý chỉ cần chọn từ 2 – 4 câu hỏi trong danh sách trên cho cuộc họp toàn nhóm và dành phần còn lại cho những cuộc họp tiếp theo. Khi bạn lắng nghe câu trả lời, có một số điều đặc biệt cần lưu ý:

– Lắng nghe những điều bạn có thể sửa chữa, giải quyết và loại bỏ một cách nhanh chóng. Có dự án nào đang không khả quan? Có chính sách nào vô ích khiến hoạt động của mọi người chậm lại? Cách tốt nhất để xây dựng niềm tin với nhóm mới của bạn là cho thấy rằng bạn ở đây để thực sự giúp đỡ họ.

– Lắng nghe những gì mọi người coi là “thành công” và tiến bộ, đồng thời cân nhắc cách bạn xác định và đo lường điều đó. Là một nhà quản lý, một trong những công việc chính của bạn là nói cho nhóm của mình về khái niệm “Thành công là gì?” và họ đang làm tốt như thế nào để đạt được điều đó.

– Lắng nghe nhu cầu giao tiếp của mọi người. Họ cảm thấy không nhận thức được thông tin về điều gì? Làm thế nào mọi người có thể thích bạn chia sẻ những gì đang xảy ra? Làm thế nào mọi người theo dõi được tiến độ công việc? Bạn sẽ cần thiết lập mối liên lạc với các thành viên trong nhóm thường xuyên và thuận tiện như thế nào?

Học tập những kiến thức về quản lý, giúp xây dựng đội nhóm hiệu quả cho doanh nghiệp. Đăng ký NGAY HÔM NAY.

New call-to-action

6.Chủ động trong các bước tiếp theo

Khi bạn kết thúc cuộc họp, một trong những điều không nên nói với nhân viên của bạn với tư cách người quản lý: “Hãy ghé qua văn phòng của tôi nếu bạn cần bất cứ điều gì.” Tại sao lại không nên nói như vậy?

Với câu nói này, bạn đang ngụ ý rằng nếu họ có câu hỏi hoặc thắc mắc, họ phải đến gặp bạn. Gánh nặng là ở họ, không phải ở bạn.

Thay vào đó, hãy thử nói: “Trong (x) ngày tới, tôi sẽ sắp xếp thời gian để gặp từng người trong các bạn. Nếu bạn muốn gặp sớm hơn bất cứ lúc nào, hãy nhắn cho tôi. Tôi sẽ đến sớm hơn…”

Có một sự khác biệt rất lớn giữa 2 câu nói này. Một là phản ứng có vẻ lười biếng (câu trước), trong khi cái kia mang hơi hướng chủ động và muốn giúp đỡ người khác (câu sau).

Một cách mạnh mẽ để kết thúc cuộc gặp gỡ đầu tiên là cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng đến gặp họ – rằng bạn sẽ không đợi họ đưa ra vấn đề và thể hiện sự chủ động đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công việc hiệu quả hơn.

Cuối buổi họp, trước khi kết để kết thúc cuộc họp đầu tiên, hãy thể hiện rằng bạn sẵn sàng lắng nghe đội ngũ và khuyến khích họ chủ động đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình làm việc hơn.

Quản lý mới chủ động đến gặp từng thành viên trong đội nhóm của mình

Quản lý mới chủ động đến gặp từng thành viên trong đội nhóm của mình

7.Hãy chuẩn bị tinh thần cho những câu hỏi hóc búa

Lưu ý rằng bạn có thể sẽ nhận được các câu hỏi trong cuộc họp, chẳng hạn như “Anh/chị nghĩ mình sẽ thay đổi điều gì?” hay “Anh/chị thấy tầm nhìn của nhóm mình là gì?”. Một số có thể khó trả lời, đặc biệt đối với người mới như bạn.

Hãy chuẩn bị để trả lời họ một cách trung thực và với một sự khiêm tốn. Có rất nhiều thứ để bạn học hỏi. Đây chỉ là ngày đầu tiên và bạn càng có thể chia sẻ nhiều hơn với nhóm của mình rằng: bạn ở đây để học hỏi từ họ về phương hướng hoạt động hoặc tốt hơn là những thứ nên thay đổi thế nào thì ổn.

Điều này không bao hàm ý nghĩa toàn diện. Mỗi đội nhóm luôn khác nhau – từ người quản lý trước đây của nhóm, đến sự năng động của các cá nhân khi làm việc, đến những thách thức mà họ phải đối mặt trong công việc của mình.

Nguồn: theo Know Your Team – Franklincovey

Kết luận

Có thể bạn sẽ cần chỉnh sửa một số gợi ý câu hỏi từ danh sách đã đề xuất. Và hy vọng rằng, những lời khuyên này sẽ cung cấp cho bạn một khuôn khổ để bắt đầu lặp kế hoạch cho cuộc họp đầu tiên với tư cách là một nhà quản lý mới và khởi động mọi thứ đúng như ý muốn.

Bạn muốn duy trì động lực khi trở thành người quản lý mới sau cuộc gặp đầu tiên này? Hãy ĐĂNG KÍ khóa học Đào tạo doanh nghiệp của HomeNext Academy

NHẬN MIỄN PHÍ tài liệu chọn lọc về Quản lý dành cho các bạn NGAY HÔM NAY.

Cẩm nang kiến thức quản lý

Liên hệ Hotline của HomeNext Academy để được tư vấn chi tiết.

Hãy truy cập Website: HomeNext Academy hoặc đăng ký kênh Youtube/Tik Tok để cập nhật kiến thức mới nhất nhé!

đơn vị đào tạo và tư vấn hàng đầu Bình Dương Homenext academy
Đăng ký kênh TikTok của HomeNext Academy

"KHÁM BỆNH" CHO DOANH NGHIỆP

Bạn đang muốn đánh giá tổng quan doanh nghiệp? Bạn đang muốn biết điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp của mình? Nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu và đánh giá như thế nào? Đừng lo lắng chúng tôi sẽ giúp bạn. HomeNext Academy sẽ “khám bệnh” cho doanh nghiệp để đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình hiện tại. Hãy để lại thông tin ở Form đăng ký bên dưới, đội ngũ chuyên gia chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay. HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Đăng ký nhận tư vấn dịch vụ HomeNext Academy

ĐĂNG KÝ KHÁM BỆNH CHO DOANH NGHIỆP

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC

GIỚI THIỆU VỀ TÁC GIẢ

GIỚI THIỆU VỀ TÁC GIẢ