Back

Quà tặng đặc biệt: TRỌN BỘ CẨM NANG KINH DOANH HIỆU QUẢ

Nhà Quản Lý Dự Án - Kỹ Năng, Vai Trò Và Trách Nhiệm Cơ Bản
Nhà Quản Lý Dự Án - Kỹ Năng, Vai Trò Và Trách Nhiệm Cơ Bản

Nhà Quản Lý Dự Án – Kỹ Năng, Vai Trò Và Trách Nhiệm Cơ Bản

Nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các dự án. Với nhiệm vụ quản lý và điều phối các tác vụ từ đầu đến cuối, họ đóng góp lớn vào việc đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Trong bài viết này, HomeNext Academy sẽ giới thiệu đến bạn những vai trò, trách nhiệm và kỹ năng cơ bản mà nhà quản lý dự án nào cũng cần phải nắm vững.

Nhận ngay Cẩm nang kiến thức Quản lý HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.

Cẩm nang kiến thức Quản lý

Nhà quản lý dự án – họ là ai?

Nhà quản lý dự án (project manager) đóng vai trò chủ đạo trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án. Họ chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhóm dự án và các nguồn lực, ngân sách dự án cũng như sự thành công hay thất bại của dự án. 

Để thành công trong vai trò của mình, người quản lý dự án phải thành thạo trong việc điều phối các nguồn lực, quản lý ngân sách, đo lường và theo dõi tiến độ dự án cũng như giao tiếp với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. 

Họ cũng đánh giá rủi ro và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt vòng đời của dự án, thường được yêu cầu đưa ra những quyết định khó khăn liên quan đến các ưu tiên phức tạp và cạnh tranh nhằm nỗ lực đạt được kết quả mong muốn cho dự án.

Kỹ năng của người quản lý dự án 

1. Lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả: 

Người quản lý dự án phải lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả với nhóm của họ cũng như các bên liên quan trong toàn bộ vòng đời của dự án. Họ cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và đầy đủ để tránh hiểu lầm hoặc nghi ngờ từ phía đội ngũ. Sự hiểu rõ giữa các bên là chìa khóa để mọi người có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác và đồng bộ.

Ngoài ra, nhà quản lý dự án cần phải tạo ra một môi trường mở cho ý kiến và phản hồi từ đội ngũ. Việc lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến của người khác mà còn giúp nắm bắt thông tin quan trọng và cảm nhận được tâm trạng của đội ngũ.

Nhà Quản Lý Dự Án: Lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý dự án (Nguồn: sưu tầm)

>>> Xem thêm: Body Language – Tự Tin Giao Tiếp Bằng Ngôn Ngữ Cơ Thể Cho Nhà Quản Lý Giỏi

2. Giải quyết vấn đề và khả năng thích ứng

Giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro là hai khía cạnh không thể thiếu trong quá trình quản lý dự án, đặc biệt khi đối mặt với môi trường kinh doanh đầy biến động. Trước hết, giải quyết vấn đề đòi hỏi sự phân tích sâu sắc về nguyên nhân và hậu quả. Nhà quản lý dự án cần phải có khả năng phân tích một tình huống phức tạp thành các thành phần nhỏ hơn và xác định những yếu tố ảnh hưởng. Bằng cách này, họ có thể tập trung vào giải quyết vấn đề từ gốc rễ thay vì chỉ đối phó với biểu hiện bên ngoài.

Đội ngũ có thể gặp phải những khó khăn và xung đột trong quá trình làm việc, và vai trò của quản lý là đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách công bằng và xây dựng. Ngoài ra, project manager cần phải tạo cơ hội nâng cao kỹ năng của toàn đội và thể hiện cam kết của tổ chức đối với sự phát triển các nhân của từng thành viên.

Thêm vào đó, quản lý cũng cần sự sáng tạo và tư duy linh hoạt để đưa ra những giải pháp độc đáo và hiệu quả. Thay vì sử dụng các phương pháp tiêu biểu, họ cần phải hiểu cách giải quyết vấn đề và điều chỉnh dự án của họ một cách sáng tạo, áp dụng các chiến lược mới và tạo ra các giải pháp phù hợp với bối cảnh cụ thể của dự án để tránh rủi ro và thua lỗ. 

Nhà Quản Lý Dự Án: giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro

Vai trò của nhà quản lý dự án là đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách công bằng và xây dựng (Nguồn: sưu tầm)

>>> Xem thêm: Quản Trị Xung Đột: 4 Bước Giải Quyết Bất Đồng Đội Nhóm Cho Nhà Quản Lý

3. Tổ chức, quản lý nhóm và quản lý thời gian

Người quản lý dự án phải xử lý việc tổ chức và phân công nhiệm vụ. Họ phải có khả năng quản lý nhóm của mình để đảm bảo kết quả chất lượng hàng đầu và hoàn thành các sản phẩm dự án được hoàn thành và bàn giao đúng thời hạn. Bằng cách liên tục theo dõi và đánh giá hiệu suất của đội ngũ, project manager nhận diện được và khen ngợi những đóng góp tích cực cũng như định rõ những điểm yếu cần cải thiện.

Người quản lý dự án phải đảm bảo các bên liên quan và thành viên trong nhóm luôn có động lực trong suốt vòng đời của dự án. Họ đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng và duy trì một đội ngũ làm việc hiệu quả, với sự hiểu biết rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên.

Nhà Quản Lý Dự Án: Tổ chức, quản lý đội nhóm và quản lý thời gian

Người quản lý dự án phải xử lý việc tổ chức và phân công nhiệm vụ (Nguồn: sưu tầm)

>>> Xem thêm: Quản Lý Thời Gian: 7 Cách Hiệu Quả Giúp Nhà Quản Lý Cân Bằng Công Việc Và Cuộc Sống

Vai trò của người quản lý dự án  

Nếu chúng ta chia vai trò của người quản lý dự án thành các vai trò cốt lõi, chúng ta sẽ có được bức tranh rõ hơn về mức độ mà họ giám sát trong suốt tiến trình của dự án và cách giám sát của họ giúp đảm bảo thành công.

Một số vai trò của người quản lý dự án bao gồm:  

+ Xác định mục tiêu, nhu cầu và phạm vi của dự án 

+ Lập kế hoạch, giám sát và ghi chép các nhiệm vụ trong suốt dự án 

+ Đảm bảo tất cả các nhiệm vụ, sản phẩm bàn giao và tài liệu dự án được giao kịp thời 

+ Quản lý tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án 

+ Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan về tình trạng dự án 

+ Nhìn thấy trước và loại bỏ một cách chiến lược các yếu tố cản trở và rủi ro tiềm ẩn

+ Ghi lại từng bước của quy trình bằng các công cụ quản lý dự án khác nhau 

+ Đảm bảo kết quả chất lượng cao và thành công cho dự án  

Những vai trò này cho phép người quản lý dự án tạo ra các mốc thời gian, phân công nhiệm vụ và định hình dự án một cách hoàn hảo theo nhu cầu của tất cả những người được hưởng lợi từ việc hoàn thành dự án. 

Và nếu bạn mong muốn trở thành một nhà quản lý giỏi, hãy đăng ký ngay dịch vụ đào tạo doanh nghiệp của HomeNext Academy ngay hôm nay.

Đăng ký ngay Dịch vụ đào tạo doanh nghiệp của HomeNext Academy

Trách nhiệm của người quản lý dự án

Người quản lý dự án, với sự giúp đỡ từ nhóm của họ, được giao nhiều trách nhiệm trải dài ở 5 giai đoạn dự án trong bản phác thảo vòng đời dự án dưới đây. Mỗi giai đoạn nhấn mạnh sự kết hợp khác nhau giữa các kỹ năng quản lý dự án và các lĩnh vực kiến ​​thức, bao gồm tích hợp, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, giao tiếp, quản lý rủi ro và quản lý các bên liên quan.

1. Giai đoạn khởi đầu: 

Trong giai đoạn đầu của dự án, người quản lý dự án chịu trách nhiệm xây dựng điều lệ dự án và xác định các bên có liên quan trong việc đạt được kết quả dự kiến ​​của dự án.

2. Giai đoạn lập kế hoạch: 

Khi phát triển kế hoạch quản lý dự án, project manager phải xác định phạm vi dự án, tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) và thu thập các yêu cầu. Họ cũng phải lập kế hoạch, xác định và phát triển lịch trình và hoạt động cũng như ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, xác định thời lượng ước tính của từng hoạt động. 

Với sự hướng dẫn này, họ có thể lập kế hoạch và ước tính chi phí, xác định ngân sách, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, thiết lập kế hoạch truyền thông và quản lý chất lượng. Họ cũng phải xác định các rủi ro tiềm ẩn, thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng, đồng thời lập kế hoạch chiến lược giảm thiểu rủi ro, xác định các hoạt động chiến lược cần thiết và đặt ra kỳ vọng cho các bên liên quan.

Trong giai đoạn này, ngân sách và mốc thời gian được thiết lập. Mọi thứ đều được vạch ra, bao gồm các yêu cầu về thời gian, chi phí và lực lượng lao động để hoàn thành tất cả các sản phẩm bàn giao và đạt được các cột mốc được giao – tất cả đều hướng đến mục tiêu lớn hơn của dự án. Project manager thường xác nhận các bên liên quan bên trong và bên ngoài, kiểm tra các dự án tương tự đã được thực hiện trong quá khứ và phát triển sự am hiểu về tất cả những gì cần thiết để hoàn thiện dự án hiện tại. Tính linh hoạt là điều bắt buộc, vì người ta hiểu rõ rằng kế hoạch ban đầu của dự án sẽ không ngừng phát triển và hoàn cảnh có thể thay đổi trong suốt quá trình.

Giai đoạn lập kế hoạch trong quản lý dự án

Project manager phải xác định phạm vi dự án, tạo cấu trúc phân chia công việc và thu thập các yêu cầu trong giai đoạn lập kế hoạch (Nguồn: sưu tầm)

3. Giai đoạn thực hiện: 

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý mọi công việc của dự án, bao gồm: lựa chọn, phát triển và quản lý nhóm dự án; quản lý tất cả các khía cạnh của truyền thông; thực hiện các hoạt động để đảm bảo dự án được triển khai thuận lợi; thực hiện tất cả các khía cạnh của quản lý chất lượng; quản lý tất cả sự mong đợi của các bên liên quan.

Họ theo dõi và giám sát các quy trình công việc, đảm bảo giải quyết mọi vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và khi hoàn cảnh thay đổi. Giao tiếp và giải quyết xung đột cũng không thể thiếu trong quá trình này, đó là lý do tại sao kỹ năng mềm xuất sắc là điều quan trọng đối với project manager.

4. Giai đoạn giám sát và kiểm soát: 

Khi dự án đang tiến hành, người quản lý dự án phải giám sát công việc của dự án và bắt đầu mọi thay đổi cần thiết, đồng thời xác nhận và kiểm soát phạm vi của dự án, chi phí và chất lượng của các sản phẩm bàn giao. Người quản lý dự án cũng phải giám sát tất cả các thông tin liên lạc của nhóm và các bên liên quan, kiểm soát việc thực hiện và quản lý tất cả sự tham gia của các bên liên quan.

Trong khi quản lý quy trình làm việc và đạt được các mốc quan trọng của kế hoạch, project manager cũng phải nhận thức được các hạn chế về ngân sách và thời gian. Một trách nhiệm quan trọng khác là báo cáo kịp thời về KPI của dự án, tình trạng ngân sách và quản lý nguồn lực cho tất cả các bên liên quan.

5. Giai đoạn kết thúc: 

Để hoàn thành một dự án, người quản lý dự án phải kết thúc tất cả các giai đoạn, giải quyết ngân sách, bàn giao sản phẩm, tiến hành kiểm tra và báo cáo dự án, đồng thời đưa nhân sự trở lại nguồn lực. Yếu tố chính của giai đoạn này là liên lạc với khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài, đạt được sự đảm bảo rằng dự án đã được hoàn thành theo sự hài lòng của họ hoặc nhận phản hồi về các vấn đề cần giải quyết (nếu nằm trong phạm vi điều lệ dự án).

Điều quan trọng nữa là mọi vấn đề ngân sách còn sót lại đều phải được giải quyết và các hồ sơ dự án được lưu trữ để tham khảo trong tương lai. Ngoài ra, việc đánh giá sau khi ra mắt thường được thực hiện để xác định xem điều gì đã hoạt động tốt và những cải tiến quy trình nào có thể được thực hiện trước khi dự án tiếp theo bắt đầu.

giai đoạn kết thúc dự án

Nhà quản lý dự án cùng đội ngũ đánh giá lại toàn bộ công việc sau khi dự án hoàn thành (Nguồn: sưu tầm)

Kết luận

Trong thế giới kinh doanh đầy thách thức và biến động, vai trò của nhà quản lý dự án không chỉ đơn giản là điều phối công việc, mà còn là người định hình và đảm bảo sự thành công của mọi dự án. Những nhà quản lý dự án giỏi đóng vai trò như những nhà điều hành tài năng, đưa dự án qua những thách thức và tạo ra những cơ hội mới. Đồng thời, sự hiểu biết về các phương pháp quản lý dự án, khả năng giao tiếp linh hoạt, và khả năng làm việc nhóm hiệu quả là những yếu tố quyết định sự thành công của họ.

Nguồn: Tổng hợp

HomeNext Academy tặng bạn trọn bộ Ebook “3 quyển sách hay về Quản lý dự án” hoàn toàn MIỄN PHÍ ngay bên dưới đây

Sách hay về quản lý dự án cho nhà quản lý mới

Liên hệ Hotline 0903 140 768 để được tư vấn chi tiết về khóa học.

Hãy truy cập Website: HomeNext Academy hoặc đăng ký kênh Youtube/Tik Tok để cập nhật kiến thức mới nhất nhé!

đơn vị đào tạo và tư vấn hàng đầu Bình Dương Homenext academy
Đăng ký kênh TikTok của HomeNext Academy

"KHÁM BỆNH" CHO DOANH NGHIỆP

Bạn đang muốn đánh giá tổng quan doanh nghiệp? Bạn đang muốn biết điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp của mình? Nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu và đánh giá như thế nào? Đừng lo lắng chúng tôi sẽ giúp bạn. HomeNext Academy sẽ “khám bệnh” cho doanh nghiệp để đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình hiện tại. Hãy để lại thông tin ở Form đăng ký bên dưới, đội ngũ chuyên gia chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay. HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Đăng ký nhận tư vấn dịch vụ HomeNext Academy

ĐĂNG KÝ KHÁM BỆNH CHO DOANH NGHIỆP

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC

GIỚI THIỆU VỀ TÁC GIẢ

GIỚI THIỆU VỀ TÁC GIẢ