“Niềm tin” là một từ được sử dụng thường xuyên. Chỉ trong tháng vừa qua, hãy xem bạn đã sử dụng nó bao nhiêu lần để nghĩ về nhóm của mình?
- Nếu tôi cảm thấy tin tưởng cô ấy hơn, tôi sẽ giao cho cô ấy nhiều trách nhiệm hơn.
- Một trong những mục tiêu cho khóa học của chúng tôi là xây dựng niềm tin giữa các nhân viên.
- Điều quan trọng là các nhóm khác trong tổ chức của bạn phải tin tưởng vào nhóm của tôi.
Mặc dù chúng ta nói rất nhiều về sự tin cậy, nhưng chúng ta thực sự nghĩ gì khi đưa ra những tuyên bố này? Tại sao việc xây dựng niềm tin lại quan trọng đến vậy? Và với tư cách là người lãnh đạo, chúng ta có thể làm gì để tăng cường niềm tin vào nhóm của mình?
Phần “tại sao” có thể dễ trả lời hơn. Chúng ta đọc và nghe rất nhiều về sự quan trọng của niềm tin trong việc gắn kết đội ngũ, tăng sức mạnh đội nhóm và mức độ thoải mái, vững tâm của người lãnh đạo khi giao quyền cho nhân sự.
Về phần “cái gì” và “như thế nào”, niềm tin có thể là một khái niệm khó phân tích vì nó có xu hướng gắn với cảm xúc sâu sắc của chúng ta thay vì một lựa chọn cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc xác định lý do tại sao chúng ta tin tưởng người này hơn người khác. Nhưng khi dễ dàng cho rằng niềm tin phụ thuộc hoàn toàn vào hành vi của người khác thay vì những phản ứng và tương tác của chính chúng ta với những hành vi đó thì cuối cùng chúng ta sẽ không thể trở thành nhà lãnh đạo thực thụ.
Để tạo ra môi trường làm việc với niềm tin vững chắc, trước tiên chúng ta cần hiểu rõ cách thức hoạt động của nó: có nhiều cách khác nhau để cho đi, xây dựng và phá vỡ niềm tin. Một khi hiểu được điều đó, chúng ta có thể điều chỉnh cách hành động (và phản ứng) theo những cách giúp niềm tin được vun đắp, ngay cả trong những tình huống khó khăn nhất.
Các câu hỏi sau đây được thiết kế để giúp bạn chỉ ra những loại niềm tin còn thiếu giữa bạn và đội nhóm của mình. Nếu bạn nhận thấy một số khía cạnh đặc biệt thiếu hụt, hãy thử thực hiện các bước được đề xuất để củng cố chúng. Bạn có thể thấy rằng bạn cũng giúp nhân viên của mình xây dựng năng lực và tính cách của họ trong quá trình làm việc.
1) Ở cấp độ cơ bản nhất là niềm tin vào việc công việc sẽ được hoàn thành. Tin tưởng ai đó bao gồm việc để họ tự tin rằng họ sẽ làm tròn trách nhiệm của mình. Tôi đã chứng kiến cả nhóm không đạt được sự thống nhất và ngừng hoạt động vì có sự khó chịu không thể nói ra đối với một người mà người khác cho là không đáng tin cậy. Điều này thường xảy ra khi có ai đó trong đội không tự chịu trách nhiệm, không có ý thức hoàn thành công việc (có thể xảy ra ở bất kỳ cấp độ nào, chức danh nào).
Là người có quyền lực, bạn có thể ngăn chặn điều này. Nếu bạn muốn mọi người tin tưởng lẫn nhau cũng như chính bạn, hãy tạo một môi trường khuyến khích giao tiếp cởi mở. Dưới đây là một số cách để làm điều đó:
- Tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên. Yêu cầu các thành viên trong nhóm mang theo bảng thông tin/danh mục công việc của họ. Điều này đảm bảo rằng một phần thời gian được dành cho những việc quan trọng. Nếu họ đang có xu hướng tụt lại phía sau hay có nguy cơ dẫn tới rủi ro, hãy khuyến khích họ nói cho bạn biết (và đừng làm họ xấu hổ). Mọi người cần cảm thấy an toàn khi nói với bạn về vấn đề của họ, nếu không bạn sẽ không thể giúp giải quyết chúng.
- Hãy công bằng khi đưa ra phản hồi. Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu suất khi bắt đầu dự án. Khi đưa ra phản hồi trong cuộc gặp trực tiếp, hãy đảm bảo mọi điều bạn làm dựa trên các tiêu chuẩn bạn đặt ra ban đầu. Bằng cách này, mọi người sẽ biết những gì mà công việc mong đợi ở họ và chịu trách nhiệm chung về hành động của mình.
- Quan tâm đến những người đang âm thầm nỗ lực. Một số thành viên trong nhóm có thể không cảm thấy thoải mái tìm đến bạn khi gặp vấn đề, khó khăn. Các dấu hiệu cho thấy ai đó có thể đang gặp khó khăn bao gồm: mất động lực, thiếu năng suất, căng thẳng cao độ hoặc khó tập trung.
Nếu bạn muốn mọi người tin tưởng lẫn nhau cũng như chính bạn, hãy tạo một môi trường khuyến khích giao tiếp cởi mở (nguồn: sưu tầm)
2) Tôi tin tưởng các thành viên trong nhóm của mình như thế nào trong việc đưa ra phán đoán tốt? Khi bạn thấy mình kiệt sức vì tham gia quá nhiều vào dự án của người khác hoặc vì mọi quyết định đều phải được bạn chấp thuận, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải có chút thay đổi. Bằng cách giữ vững niềm tin, bạn không chỉ giúp hạn chế về quy trình cho đội nhóm của mình mà còn có cơ hội nói với họ rằng: “Tôi không tin tưởng bạn sẽ làm tốt công việc mà không có tôi”.
Có một số cách bạn có thể thay đổi phong cách lãnh đạo của mình để xây dựng lại niềm tin trong tình huống này:
- Sau khi đưa ra những quyết định quan trọng, hãy trao đổi với đội của bạn. Giải thích các tiêu chí chủ quan và khách quan mà bạn đã xem xét, những rủi ro và thách thức cũng như cân nhắc của các bên liên quan. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu cách thức và lý do bạn đưa ra những lựa chọn như vậy, giúp họ hiểu rõ hơn về các ưu tiên của tổ chức và chứng minh các yếu tố mà bạn muốn họ xem xét khi đưa ra quyết định trong tương lai.
- Thừa nhận rằng thất bại sẽ xảy ra và điều đó không sao cả. Hãy xem xét những sai lầm bạn đã mắc phải trong sự nghiệp của mình và chúng đã giúp bạn phát triển thành người lãnh đạo như thế nào. Hãy cố gắng cung cấp cho đội của bạn không gian tương tự. Hãy để họ phát triển, thất bại và khi họ thất bại, hãy giúp họ trưởng thành thay vì đổ lỗi. Trong một số trường hợp, hãy để họ tự mình đưa ra những quyết định lớn hoặc khó khăn. Bạn luôn có thể theo dõi các cộng sự của mình và kịp thời chỉ ra những khía cạnh cần cải thiện.
- Khi một thành viên trong nhóm đưa ra phán đoán (có vẻ) chưa tốt – hãy tò mò, đừng bác bỏ. Hỏi họ những câu hỏi mang tính gợi dẫn để thúc đẩy suy nghĩ của họ và giúp bạn hiểu sâu hơn về quá trình tư duy của họ: Những giả định hoặc tiêu chí nào làm cơ sở cho đánh giá hoặc quyết định của bạn? Bạn đã áp dụng khung rủi ro nào cho việc này? Điều này sẽ tác động như thế nào đến ngân sách, thời gian hoặc công việc của một nhóm khác? Nếu họ không thể trả lời những câu hỏi đó, hãy yêu cầu họ cung cấp thêm thông tin hoặc dữ liệu, cuối cùng, cuộc đối thoại này sẽ cho phép bạn đánh giá chính xác hơn khả năng phán đoán của thành viên trong nhóm và đưa mọi người đến một giải pháp tốt hơn về sau.
3) Tôi tin tưởng các thành viên trong nhóm đại diện cho tôi và tổ chức đến mức nào? Sự thiếu tin tưởng của bạn có thể khiến họ không thể phát triển và phát huy hết tiềm năng của mình. Để xây dựng niềm tin trong lĩnh vực này, hãy thử làm như sau:
- Giúp nhân viên của bạn đạt được thành công. Đôi khi, mọi người không hiểu hết những kỳ vọng mà tổ chức của bạn đặt ra để thúc đẩy, gắn kết đội nhóm, khi điều này xảy ra, thất bại là điều hiển nhiên. Hãy chuẩn bị cho họ bằng cách nêu bật những định hướng, sứ mệnh của tổ chức, khuyến khích họ tương tác với các nhóm khác trong và ngoài doanh nghiệp.
- Cung cấp cơ hội huấn luyện và cố vấn cho những người quan tâm hoặc những nhân sự tiềm năng. Một cách để làm điều này là mời các thành viên trong nhóm quan sát hoặc tham gia vào các cuộc họp điều hành hoặc thuyết trình cùng bạn. Khi bạn quan sát kỹ năng của họ phát triển, bạn sẽ không chỉ xây dựng được sự tự tin của họ mà còn tăng cường sự tin tưởng của họ đối với bạn với tư cách là người cố vấn.
- Hãy rõ ràng về người đóng vai trò là “đầu mối” cho các liên hệ quan trọng. Các thành viên trong nhóm của bạn càng tiếp xúc nhiều thì càng có nhiều cơ hội nảy sinh sự nhầm lẫn xung quanh việc ai sở hữu những mối quan hệ nào. Hãy cho đội của bạn biết liệu bạn có đang ủy quyền cho ai đó hay không. Nếu không, hãy thảo luận những cách tốt nhất để gắn kết các mối quan hệ và cập nhật thông tin cho nhau. Bằng cách này, bạn có thể trao quyền cho mọi người mà không có cảm giác như họ đang “dẫm lên chân bạn”.
Xây dựng đội nhóm bằng cách cung cấp cơ hội huấn luyện và cố vấn cho những người quan tâm hoặc những nhân sự tiềm năng (nguồn: sưu tầm)
4) Bộ não của chúng ta được huấn luyện để liên tục quét và tránh những người đe dọa đến cảm giác an toàn tâm lý của chúng ta. Khi nhận thấy ai đó là “mối đe dọa”, chúng ta sẽ có xu hướng tấn công hoặc rút lui và khi rút lui, chúng ta sẽ mất khả năng tiếp cận các kỹ năng quan trọng như lắng nghe, đặt câu hỏi hoặc lên tiếng về ý tưởng của mình. Đây là lý do tại sao việc duy trì văn hóa tổ chức tích cực là rất quan trọng. Nếu mọi người cảm thấy không an toàn về mặt tâm lý, họ có thể sẽ không phát huy hết tiềm năng của mình.
Nếu nhóm của bạn thiếu sự an toàn về mặt tâm lý, hãy sử dụng các bước sau để xây dựng (hoặc xây dựng lại) nó:
- Khi bạn và một thành viên trong nhóm có bất đồng, dù là trong cuộc họp riêng hay trong một cuộc họp lớn hơn, hãy tiếp cận vấn đề đó một cách tôn trọng bằng cách cho người khác không gian để nói lên quan điểm của họ. Điều quan trọng là bạn hoan nghênh và thừa nhận những ý kiến khác với ý kiến của mình – ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải tham gia vào một cuộc tranh luận. Vì như vậy sẽ cho các thành viên còn lại trong nhóm của bạn thấy rằng bạn có thể chia sẻ những quan điểm đối lập bằng giọng điệu và cách tiếp cận mang tính xây dựng.
- Không khoan nhượng đối với hành vi bắt nạt. Nếu bạn chứng kiến một thành viên trong nhóm có hành vi thô lỗ một cách trắng trợn – chẳng hạn như ngắt lời, đuổi việc, chỉ trích, trịch thượng hoặc sử dụng ngôn ngữ xúc phạm người khác… hãy giải quyết vấn đề đó ngay lập tức. Hầu hết mọi nhóm mà tôi từng làm việc cùng, lúc này hay lúc khác, đều có một thành viên độc hại, người ảnh hưởng đến sự đoàn kết và hợp tác của nhóm. Thay vì tránh né “con voi trong phòng” hoặc buộc mọi người phải giải quyết vấn đề với người đó, bạn, với tư cách là người lãnh đạo, phải buộc họ phải chịu trách nhiệm về hành vi của mình, ngay cả khi họ là người có thành tích xuất sắc.
5) Cuối cùng, chúng tôi cần các nhóm của mình nỗ lực làm những gì tốt nhất cho tổ chức. Điều này có thể phức tạp, vì cá nhân động lực thường xảy ra và việc đánh giá của chúng ta về chúng có thể làm tăng hoặc giảm lòng tin của chúng ta đối với người khác.
Mặc dù bạn không thể kiểm soát ý định của một người, nhưng có những điều bạn có thể làm để khuyến khích và khen thưởng quá trình làm việc của đội nhóm. Hãy ý thức đến việc nhắc nhở mọi người rằng họ là một phần của một tập thể lớn hơn bằng cách tạo ra các mục tiêu chung của nhóm và kết nối họ với bức tranh lớn.
Khi bạn tiếp tục suy nghĩ về cách tăng cường niềm tin trong nhóm của mình và những cách tốt nhất để tạo ra một môi trường mà mọi người có thể phát triển, hãy điểm qua các vấn đề vừa nêu. Theo thời gian, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể làm được nhiều hơn, nhanh chóng xác định các điểm yếu mà bạn có thể giúp giải quyết hoặc củng cố. Khi trao đi niềm tin, bạn không chỉ trao quyền cho người khác mà còn phát triển các cá nhân trong nhóm của mình thành những người đóng góp mạnh mẽ hơn và khi đó, bạn “trao quyền cho chính mình” với tư cách là một nhà lãnh đạo.
Nguồn: Biên phiên dịch từ Do You Really Trust Your Team? (And Do They Trust You?) của Amy Jen Su, đăng trên Harvard Business Review, số ngày 16/12/2019.
Trí tuệ cảm xúc là một phạm trù rộng lớn cần có những bước tìm hiểu chuyên sâu. Nếu bạn là nhà lãnh đạo thực sự quan tâm đến yếu tố này, đừng ngần ngại ĐĂNG KÝ NGAY bộ tài liệu Ebook “3 Cuốn Sách Hay Về Trí Tuệ Cảm Xúc” tại HomeNext Academy để cập nhật và tích lũy kiến thức đầy đủ nhất về sức mạnh này nhé!
Liên hệ HOTLINE 0903 140 768 để được tư vấn chi tiết.
